エクセルで作成した表や資料を出力したいときの、印刷範囲の設定を紹介します。
たとえば「A4ぴったりで出したい」「1枚に収めるコツが知りたい」など、思ったようにエクセルの資料が印刷できないときって本当に困りますよね。
そこで本記事では、印刷範囲を自由に設定するエクセルの基本的な手順を紹介していきます。
特定の範囲だけを印刷する手順から用紙に収める小ワザまで、エクセル印刷に関する設定をまとめて紹介するので、ぜひスムーズに業務を進めていきましょう。
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印刷範囲の設定エクセル【選択した場所だけ印刷する】
まずは印刷範囲設定で、エクセルで選択した箇所だけを出力する手順を紹介します。
膨大にあるデータのうち、特定の部分だけを印刷したい、余計なメモは入れたくないという状況は多々あるものです。
業務効率を大きく左右する、意外に重要な機能なのでしっかりとマスターしておきましょう。
印刷範囲の選択手順
エクセルで印刷したい範囲のセルをドラッグして選択し、「ページレイアウト」タブから「印刷範囲」を選びましょう。
そして、「印刷範囲の設定」をクリックすると選択した範囲に線が表示され、これが印刷範囲として認識されたことになります。
この状態で印刷プレビューを開くと、選択した範囲だけが表示されているはずですよ。
設定は、ファイルを保存すると一緒に保存されるので便利です。
印刷後は同じメニューから設定をクリアすれば、指定前の元の状態に戻るため、また次に資料を出力するときにも困りません。
複数の範囲を選択する手順
Ctrlキーを押しながら異なる範囲を選択することで、離れた場所にある複数の範囲を印刷対象として設定することもできますよ。
複数の印刷範囲を設定するには、Ctrl キーを押しながら印刷する領域をクリックします。 印刷領域は、それぞれ独自のページに印刷されます。
（引用元：Microsoftサポート）
同じシートまたはブック内に、いくつか印刷したい箇所が散っているときに便利な機能です。
このときも先ほどと同様に、複数範囲をCtrlキーを別々に選択したあと、印刷範囲の設定をクリックしましょう。
すると、複数範囲が線で囲まれているのが確認できるはずです。
この場合、印刷プレビューで確認すると、複数の範囲がそれぞれのページに分かれて画面に出てきます。
印刷プレビューの確認方法
「ファイル」タブから「印刷」を選択すると、右側に印刷プレビューが表示されますよね。
ここでは実際に出力されるときのイメージをチェックできるだけでなく、余白の調整や用紙の向きなども変更できます。
たとえば、範囲指定してみたものの、思ったより小さかったと感じる場合は、拡大して見やすく微調整してあげましょう。
印刷範囲を変更する手順
既存の印刷範囲を変更したい場合は、「ページレイアウト」タブから「印刷範囲のクリア」を選択して一旦解除しましょう。
すると、先ほどまで出ていた印刷範囲の線が消えるはずです。
その後は、新しい範囲を選択して再び設定することができますし、全体的に印刷してもOKです。
ワークシートに複数の印刷領域が含まれている場合は、印刷領域をクリアすると、ワークシートのすべての印刷領域が削除されます。
（引用元：Microsoftサポート）
ただし、他に設定済みの領域がある場合は注意が必要です。
印刷範囲の設定エクセル【A4ぴったり1枚に収める】
エクセルで、必要な情報をA4の紙ぴったりに収めるコツを紹介します。
エクセルには出力する紙のサイズにあわせて調整するための便利な機能が搭載されているので、サイズ調整に悩んでいる方はぜひ試してみてください。
大きすぎるデータを1枚に収める方法
まずは「ページレイアウト」タブの「サイズ」グループから、用紙設定が正しくA4になっているか確かめましょう。
次にページ設定のダイアログを開いて、拡大縮小部分にある「次のページ数に合わせて印刷」を1×1にします。
ここで印刷プレビューを見てみると、大きすぎるデータも1ページに収まっているはずです。
なお、エクセルのバージョンによっては「シートを1ページに収まるように印刷」というメニューが備わっている場合もあります。
印刷するためにワークシートを縮小して、データを 1 ページに収めることができます。 [ページ レイアウト] タブの [ページ設定] オプションを使用して、指定したページ数にデータを収めるように、Excel のドキュメントを縮小できます。
（引用元：Microsoftサポート）
ちなみに、1枚に収めなくても良いけれど、横幅または縦幅のいずれかを用紙の幅に合わせたいという場合がありますよね。
元のデータが大きすぎる場合は、拡大縮小設定で横「1」縦「0」にすると、横幅を用紙いっぱいで出力できますよ。
逆に、縦幅だけを用紙いっぱいに合わせたい場合は、横「0」縦「1」で調整できます。
こちらも、エクセルのバージョンによって「すべての行を1ページに印刷」「すべての列を1ページに印刷」といった設定がデフォルトで備わっています。
ケースバイケースで、ちょっとした小ワザとして使ってみてくださいね。
小さすぎるデータをA4ぴったりにする方法
残念ながら、小さすぎるデータを扱うときは、拡大設定で地道に調整するほかありません。
「ページ設定」ダイアログの「拡大縮小」タブで、倍率を手動で直すことができます。
例えば「100%→150％に拡大」というように指定すると、小さなデータを見やすく印刷できますよ。
用紙の真ん中に印刷する設定
「ページ設定」ダイアログの「余白」タブで、「水平方向の中央」と「垂直方向の中央」にチェックを入れます。
これにより、データがA4の紙の真ん中に配置されて出力されますよ。
プレゼン資料や報告書など、見た目の美しさが求められる場合は、この調整を忘れずに行いましょう。
また、余白の数値も、この画面でミリ単位まで細かく調整できます。
ページ余白は、データと印刷ページの端との間の空白です。 上部と下部のページ余白は、ヘッダー、フッター、ページ番号などに使用できます。
（引用元：Microsoftサポート）
製本作業など、出力後の用途に応じて余白も直してみると良いでしょう。
より読み手に優しく、ていねいな資料づくりができますよ。
印刷範囲の設定でエクセルを使いこなそう！
印刷範囲の設定を適切に行えば、エクセルをもっと効率的に活用することができます。
会議前の準備や提出物の締め切り前など、急いで印刷しなければならないときも、すぐにベストな状態の資料をエクセルから出力することができますよ。
また、適切な設定を行えば視認性の高い資料が作れるため、素早く正確に印刷業務を行うだけでなく、用紙の無駄も防げて「仕事が早い人」になれるかもしれません。
ぜひ今回ご紹介した印刷範囲の設定をマスターして、エクセルでさくっと仕事を片付けてみてはいかがでしょうか？
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